משרדי עורכי דין מתמודדים עם שני אתגרים מרכזיים – הראשון אתגר תפעולי הנוגע לניהול הכספי סביב הפעילות המשפטית והשני – התמודדות עם היקף נרחב של נתונים שלעיתים "נופלים בין הכיסאות" עקב עומס מידע ופרטים. מערכות מידע של Qlik QlikDin – – אשר פועלת על פלטפורמת הענן (ואף ניתנת להתקנה בשרתים פנים ארגוניים) נותנת מענה לשתי סוגיות מרכזיות אלו ומציעה סביבת עבודה גמישה וידידותית, אשר תקל על ניהול ותחקור הנתונים במשרד ותספק תמונת מצב מלאה לקבלת החלטות עסקיות חכמות. מה כוללת המערכת והאם היא מתאימה לכל משרד?
מה כוללת תוכנת הניהול?
תוכנה לניהול משרד עורכי דין פותחה ואופיינה בהתאמה לצרכים ולממדים בהם עוסקים משרדי עורכי הדין השונים. התוכנה מאפשרת לעורכי הדין לשלוט טוב יותר במספרים העומדים מאחורי הפעילות המשפטית לרבות עלות שעת עבודה ממוצעת לכל לקוח, חישובים לחיוב שעות עבודה בתיק הלקוח, מעקב אחר גביית לקוחות, שליחת הודעות ללקוחות מתוך המערכת, בקרה על חשבונות שטרם שולמו, העמסת הכנסות לעובדים, תעריפי משרד אל מול תעריפי סגירה, הנחות והטבות וכן הלאה.
מעבר להיבט התפעולי הנוגע לסוגיות הכספים סביב הפעילות המשפטית – תוכנה לניהול משרד עורך דין מאפשרת לעורכי הדין לתחקר את המידע הרב הנצבר במשרד שלהם, לקבל תמונת מצב רחבה על אופייה של הפעילות המשפטית ועל רמת הרווחיות הקיימת והאפשרית. כך למשל ניתן לתחקר באמצעות התוכנה את כל המידע המצטבר על הלקוחות המובילים, להבין היכן ישנה זליגת משאבים או להיפך כיצד משאבים נוספים עשויים להגדיל את היקף ההכנסות. נוסף על כך ניתן להיעזר במידע הסטטיסטי שמצטבר ולבחון באילו מהפעילויות המשפטיות כדאי להתמקד עם המשאבים הקיימים – ובאילו צעדים כדאי לנקוט על מנת לספק את הביקוש הצפוי מפעילות זאת.
במילים אחרות – תוכנה לניהול משרד עורכי דין הופכת מידע שנגיש למשרד ועד כה לא נעשה עמו שום שימוש, לידע בר-השפעה על רמת השירות, חלוקת העבודה, תזרים המזומנים וההזדמנויות העסקיות. ויותר מכך חוסכת את הזמן הרב שהוקדש לפעילות מנהלתית הנוגעת לגבייה ולחישובים שעד כה נעשו באופן ידני וממנפת את הנתונים שהצטברו לידע מהותי הנוגע להתנהלות העסקית ולרווחיות המשרד.
מה כוללת התוכנה?
כאמור תוכנה לניהול משרד עורכי דין בנויה על פלטפורמה אינטרנטית שפועלת בענן (ואף ניתנת לחיבור לשרתים פנים ארגוניים) כך שמדובר על "מוצר מדף" מובנה ומותאם לצרכים של כלל משרדי עורכי הדין הפועלים בישראל. התוכנה בנויה על לוח מחוונים (דשבורד), אשר מאפשר לתחקר מידע בחופשיות, לשאול שאלות ולקבל תשובות על סמך הנתונים שהצטברו במערכת. ממשק המשתמש נוח ומגיע עם תצוגה מובנית כברירת מחדל הניתנת להתאמה אישית, כך שניתן להוסיף או לגרוע רכיבים בקלות ולהתאים את שולחן העבודה למיקוד העסקי. כך למשל: ברמת הנהלת המשרד ניתן יהיה לצפות בדיווחי שעות, תשלומים שמתעכבים, חובות, הכנסות, שעות שטרם חויבו וכן הלאה. ברמה המקצועית ניתן לצפות בתיקים פתוחים, כמות השעות שצורך כל לקוח ולקוח, עלות שעתית לכל לקוח, הנחות ללקוחות וכן הלאה.
התקנת התוכנה קלה וכך גם תהליך ההטמעה ואופן השימוש בתוכנה. לרשות משרדי עורכי הדין עומד מערך תמיכה טכנית והפועל בהתאם לשעות הפעילות בשוק העבודה הישראלי. המעבר לעבודה עם התוכנה חוסך שעות רבות של חישובים ידניים, שליחת הודעות ותזכורות ועיסוק רב במנהלות והופך פעולות אלו לאוטומטיות. המידע המצטבר במערכת משמש את מנהלי המשרד בקבלת החלטות עסקיות הנוגעות לסוג הלקוחות, פעולות הגבייה, יעילות תפעולית והזדמנויות עסקיות.
