קריירה במשפטים היא כמעט תמיד תובענית ודינמית, ולכן עורכי דין חייבים לדעת כיצד לנהל את הזמן שלהם היטב על מנת להיות יותר יעילים ופרודוקטיביים, וגם כדי להקל על מתחים שנובעים מהעבודה. אספנו כמה המלצות אפקטיביות לניהול זמן נכון
זמן הוא אחד המשאבים היקרים שיש לאנושות, אך מטבע הדברים הוא גם מוגבל בהיקפו. לכן, זה קריטי לדעת כיצד לנהל אותו נכון. בדיוק למטרה זו הומצא קונספט "ניהול הזמן", שעל פי ויקיפדיה מוגדר כ"כינוי לאוסף שיטות ומיומנויות שנועדו לביצוע של תכנון ובקרה על משך הזמן המוקדש לפעילויות שונות, וזאת במטרה לשפר את היעילות והפריון". לאורך השנים פותחו מגוון גישות המתייחסות לניהול זמן, המבוססות כל אחת על עקרונות אחרים ודרכים שונות להתמודדות עם הבעיה.
גם בעולם המשפט, לא מעט עורכי דין מוצאים עצמם באופן קבוע נאבקים על מנת להספיק הכל: הם מלהטטים בין פגישות, טלפונים של לקוחות, דיונים בבתי משפט, מועדי הגשה, ובד בבד גם הצורך לנהל חיי משפחה ופנאי. בסופו של דבר, הם מגלים שהזמן חומק להם בין האצבעות ושלמרות שהם עבדו יום שלם – הם הספיקו הרבה פחות ממה שתכננו.
אז מה אתם כעורכי דין יכולים לעשות כדי לקחת שליטה על הזמן שלכם? אספנו כמה עצות שעשויות לעזור, כל אחת בנפרד או כמה במצטבר:
1. בצעו קודם את המשימות הקשות – כשאנו יודעים שיש לנו דבר מה קשה לעשות היום שאנחנו אולי חוששים ממנו, אנו עלולים למצוא את עצמנו, גם שלא במודע, "מורחים את הזמן" על מנת לא להגיע אליו. למשל: אם אני יודע שעליי לערוך שיחת טלפון קשה עם לקוח, יש סיכוי לא מבוטל שאנקוט בטקטיקות שכל כולן נועדו "לדחות את הקץ" - קודם אסיים לשתות קפה, אח"כ אכתוב את המייל ההוא, אח"כ אטפל בבקשה שאני צריך להגיש ובלי לשים לב – היום נגמר ולא הספקנו לעשות הרבה. לכן, הפתרון הטוב ביותר הוא להסתער בראש ובראשונה דווקא על המשימה הקשה הזו ולסלק אותה מהדרך. באופן זה, נזכה ליותר זמן לבצע את יתר המשימות שעלינו להספיק היום וגם נהיה פחות טרודים.
2. ערכו רשימת משימות – אחת העצות שחוזרת על עצמה שוב ושוב בשיטות השונות לניהול זמן, היא עריכת רשימת משימות לאותו יום (To-Do list). בין אם על דף ובין אם באפליקציה, רשימה כזו תסייע לכם לעקוב אחרי הזמן שלכם, כמו גם לשמור על סדר וארגון ולמנוע מכם לשכוח דברים חשובים. בנוסף, גם תחושת הסיפוק הנלווית למחיקת שורה ברשימה עשויה להוות מוטיבציה לא רעה כלל לסיים את המשימות שעומדות בפניכם. המהדרין יכולים אף לסדר את המשימות לפי חשיבות ולהגדיר מסגרת זמנים לסיום.
3. דעו להציב גבולות לעצמכם ולאחרים – מכירים את האמרה הידועה "אם אתה רוצה שמשהו ייעשה כמו שצריך – עשה אותו בעצמך"? שכחו מזה. נסו להאציל סמכויות ולהיעזר בכוח העבודה שזמין לכם – בין אם מדובר במזכירה, מתמחה, או קולגה. זה עשוי לחסוך לכם זמן יקר. גם אם אתם פרפקציוניסטים חסרי תקנה, בחרו את המשימות שיותר קל לכם להעביר לאחרים, כמו למשל דברים טכניים או כאלה עם מרווח טעות אפסי. בנוסף, דעו מתי להגיד "לא" לבקשות של אחרים כאשר הנסיבות מחייבות זאת, או שתמצאו את עצמכם מהר מאד מתעסקים עם דברים שוליים במקום לעשות את העבודה שלכם.
4. צרו סביבת עבודה מסודרת ונקיה – יש אנשים שמוצאים שקל להם הרבה יותר להתרכז כשהשולחן שלהם מלא בניירות וחפצים. אם אתם לא אחד מאלה, קחו מעט זמן לארגן את שולחן העבודה והמשרד שלכם, ואולי תגלו שגם המחשבות שלכם מצליחות להתארגן ביתר קלות ושהזמן שלכם מנוצל טוב יותר.
5. הלחמו בהסחות הדעת - מלבד הצורך בסדר פיזי, חשוב מאד לשמור גם על כללים נוקשים גם בנוגע למשמעת עצמית. אנחנו חיים בעולם מודרני והסחות דעת לא חסרות מסביבנו – פייסבוק, וואטסאפ, טלפונים ועוד הן האויב מספר אחת של היעילות בעבודה. כבו התראות, שימו את הטלפון על שקט והניחו אותו בצד, והחליטו שבשעה הקרובה אתם יושבים ומתרכזים במשימה שעליכם לבצע. אם קשה לכם לשמור על משמעת בהיבט הזה, הסתייעו באפליקציות ויישומים שנועדו לכך, למשל כאלה שחוסמים את הגישה לאינטרנט לזמן מסוים שמוגדר ע"י המשתמש.
6. תכננו את היום בהתאם לעצמכם – אתם מכירים את עצמכם הכי טוב. אתם יודעים מתי אתם הכי פרודוקטיביים, מתי אתם יותר נוטים להסחות דעת (אולי סביב שעה מסוימת), מתי אתם רעבים, ומתי אתם לא מרוכזים. בהתאם, תכננו את המשימות שעליכם לבצע באותו יום לפי הזמנים הללו ולפי חשיבות וסוג המשימה. למשל: אם אתם הכי חדים בבקרים, פנו את הזמן לכתיבה משפטית, ואם אתם נוטים לפיק של עייפות בשעות הצהריים, אל תעשו שיחות חשובות בזמן זה.
7. התרכזו רק במשימה אחת כל פעם – החליטו עם עצמכם שכאשר אתם מבצעים משימה – אתם מבצעים רק אותה, ולא קופצים באמצע לדבר אחר. בניגוד לתפיסה הרווחת שריבוי משימות מוביל להספק טוב יותר, זה עלול לגרום לחלוקת קשב ומאמץ כך שבסופו של דבר התוצאות בשתי המשימות יהיו בינוניות, במקרה הטוב. בנוסף, כאשר אתם מתרכזים במשימה – התרכזו רק בה! אם אתם כותבים בקשה לבית משפט, אל תענו באמצע לשיחה של לקוח, ואל תתפתו לדלג למשהו אחר.
